Richieste di cancellazione

Quando una persona chiede all'ufficio di cancellare i suoi dati, il referente registra la richiesta in Amministrazione > Cancellazioni, e ognuno cerca nei propri dati. Nessuno legge i dati degli altri: il referente sa chi ha risposto, mai che cosa ha trovato.

Dal manuale di SecureStack · Altre pagine

Registrare una richiesta (referente)

In Nuova richiesta scrivi il vostro Riferimento (per esempio il numero della pratica, non il nome della persona), il giorno in cui è arrivata e i Dati della persona interessata: nome e cognome, numero AVS o codice fiscale, uno per riga. SecureStack non conserva questi dati: ne tiene solo un'impronta cifrata. Per registrare la richiesta ti chiede il codice di 6 cifre della tua app.

Ogni persona dell'ufficio riceve un avviso fra le Notifiche. Comunica tu ai colleghi, a voce o per email, il nome della persona interessata: SecureStack non lo mostra.

Seguire la richiesta (referente)

Aprendo la richiesta vedi, persona per persona, chi ha già risposto. Se in Conservazione dei dati hai indicato in quanti giorni bisogna rispondere, chi non ha risposto entro quel termine compare come Senza risposta. Con Invia un promemoria gli mandi un nuovo avviso.

In Cerca nei documenti dell'ufficio scrivi il cognome, o un'altra parola che identifica la persona, come può comparire nel nome di un file o di una cartella. SecureStack guarda solo i nomi, mai il testo, e ti mostra:

  • i documenti caricati e condivisi con un gruppo: con Elimina li elimini per sempre, e chi li aveva caricati riceve un avviso;
  • i file delle cartelle e delle caselle collegate: con Escludi dall'assistente SecureStack ne cancellerà il testo e non li leggerà più finché non togli l'esclusione, mentre il file resta nella cartella. Su questo server l'esclusione non è ancora attiva: la pagina lo dice accanto al file.

I documenti che ogni persona tiene per sé non compaiono: li cerca la persona stessa.

Il Riepilogo conta i documenti e le chat eliminati, i file esclusi, ciò che è stato conservato per un obbligo di legge e chi non ha risposto. I dati eliminati restano nelle copie di backup finché non scadono anche quelle. Quando hai finito premi Chiudi la richiesta: da quel momento non si può più eliminare né escludere nulla per questa richiesta.

Rispondere a una richiesta (ognuno)

L'avviso fra le Notifiche apre la pagina Richieste di cancellazione.

  1. In Il nome che ti ha dato il referente scrivi il nome che ti ha comunicato e premi Verifica: SecureStack ti dice se corrisponde alla richiesta, senza conservarlo.
  2. In Cerca nei tuoi dati scrivi, per esempio, il cognome. SecureStack cerca nei documenti che hai caricato solo per te e nelle tue chat.
  3. Per ogni risultato scegli Elimina oppure Conserva per obbligo di legge, quando l'ufficio deve tenerlo.
  4. Premi Ho finito. Il referente vede che hai risposto, non che cosa hai trovato o deciso. Finché la richiesta è aperta puoi ancora cercare ed eliminare.

I documenti che hai condiviso con un gruppo li cerca il referente.