Le caselle di posta
Una casella di posta collegata compare come Casella di posta, con il suo nome. I suoi messaggi, con gli allegati, li legge soltanto la persona a cui la casella è stata assegnata quando è stata collegata, anche quelli delle cartelle che altri condividono con quella casella. Una casella condivisa dello studio è un collegamento a sé, con una persona sua. Le cartelle Cestino e Posta indesiderata non vengono lette. Anche per una casella di posta puoi scegliere il paese dei documenti; la cartella dei clienti vale solo per le cartelle condivise.
Il paese dei documenti
In cima alla pagina c'è il paese di questa installazione, per esempio Svizzera. Di norma i documenti di un collegamento sono di quel paese: è la scelta Come l'installazione. Se una cartella condivisa contiene i documenti di clienti italiani, scegli Italia per quel collegamento. Vale anche per i Documenti caricati, quelli che gli utenti allegano nella chat.
L'assistente legge comunque tutti i documenti che l'utente può aprire, di qualunque paese; nelle risposte, la fonte di un paese diverso da quello dell'installazione è segnalata, per esempio «Documento italiano».
La cartella dei clienti
Per una cartella condivisa puoi indicare la cartella in cui ogni sottocartella è il nome di un
cliente, per esempio Dati\Clienti: un documento in Dati\Clienti\Rossi SA\Mandato.pdf è del
cliente Rossi SA. Scrivi prima il nome della cartella condivisa, poi il percorso.
Prima di salvare premi Mostra l'anteprima: vedi i clienti che la regola trova, con il numero dei loro documenti, e quanti documenti restano senza cliente. Vedi per nome solo i clienti di cui puoi aprire almeno un documento; gli altri sono soltanto contati. Solo dopo l'anteprima puoi premere Salva la regola. Con Togli la regola i documenti di quel collegamento non hanno più un cliente.
Salvare una scelta chiede il codice dell'app di autenticazione, se non lo hai inserito negli ultimi minuti. Ogni scelta viene registrata con il tuo nome.