Il primo accesso
Apri nel browser l'indirizzo che ti ha dato il referente del tuo ufficio. Scrivi il nome utente e la password che hai ricevuto e premi Accedi. Se sei un nuovo referente e hai ricevuto un codice di attivazione invece della password, segui «Attivarla» qui sotto.
Con l'account dell'ufficio
Se il tuo ufficio collega SecureStack al suo dominio, entri con lo stesso nome utente e la stessa
password che usi per accendere il computer dell'ufficio. Puoi scrivere il nome come preferisci:
mario.rossi, UFFICIO\mario.rossi oppure mario.rossi@ufficio.example. Al primo accesso
SecureStack crea il tuo account. Se cambi la password del computer, cambia anche qui, e se il tuo
account d'ufficio viene disattivato, non puoi più entrare in SecureStack.
Se compare «Non riesco a verificare la password in questo momento», il server dell'ufficio non risponde: non è un errore tuo e il tuo account non viene bloccato. Riprova tra qualche minuto; se il problema continua, avvisa il referente.
La verifica in due passaggi
Se sei referente, SecureStack ti chiede un secondo controllo a ogni accesso: un codice di 6 cifre che cambia ogni 30 secondi, mostrato da un'app di autenticazione sul tuo telefono.
Attivarla
Il primo referente dell'ufficio la attiva con il tecnico SCS, davanti al server: sullo schermo compare un codice QR da inquadrare con l'app di autenticazione (se non puoi inquadrarlo, scrivi a mano la chiave mostrata sotto), poi i tuoi 10 codici di recupero.
Gli altri referenti la attivano dal browser, con un codice di attivazione:
- Un referente crea il tuo account in Amministrazione > Referenti e ti consegna di persona il codice di attivazione: 16 caratteri, per esempio ABCD-EFGH-JKMN-PQRS. Vale 24 ore e una volta sola. Chi ha questo codice e il tuo nome utente può attivare il tuo account: non mandarlo per email e non lasciarlo in vista.
- Nella pagina di accesso premi Attiva il tuo account. Scrivi il nome utente e il codice di attivazione (maiuscole, spazi e trattini non contano) e premi Continua.
- Scegli la tua password, almeno 12 caratteri, e scrivila due volte. Se il referente ha reimpostato solo la verifica in due passaggi, invece, ti chiede la password che usi già.
- Inquadra il codice QR con l'app di autenticazione (o scrivi a mano la chiave), poi scrivi il codice di 6 cifre che l'app mostra e premi Attiva.
- Conserva i 10 codici di recupero che compaiono (vedi sotto) e premi Ho conservato i codici, continua. Sei dentro.
Se tra la password e il codice dell'app passano più di 15 minuti, o se sbagli 5 volte il codice dell'app, ricomincia dall'inizio: il codice di attivazione vale ancora, finché non è scaduto. Se provi a lasciare la pagina dei codici di recupero prima di aver premuto Ho conservato i codici, continua, SecureStack ti chiede conferma, perché quei codici non compaiono più.
A ogni accesso
Dopo la password, scrivi il codice che l'app mostra in quel momento e premi Verifica e accedi. Ogni codice vale una sola volta. Hai 5 minuti e 5 tentativi; poi torni all'accesso e ricominci dalla password.
I codici di recupero
Quando attivi la verifica in due passaggi ricevi 10 codici di recupero, per esempio ABCDE-FGH12. Ognuno sostituisce una volta il codice dell'app, se un giorno non hai il telefono con te. Premi Stampa i codici, oppure scrivili a mano, e conservali al sicuro, lontano dal telefono: SecureStack non li mostra più.
Per usarne uno, dopo la password premi Non hai il telefono? Usa un codice di recupero, scrivi il codice e premi Verifica e accedi. SecureStack ti dice quanti codici ti restano. Ogni volta che un codice di recupero viene usato, gli altri referenti ricevono un avviso.
Quando te ne restano 2 o meno, in alto compare un avviso con Genera nuovi codici. Puoi farlo anche quando vuoi: premi il tuo nome, poi Codici di recupero. I codici nuovi sostituiscono tutti quelli vecchi, che smettono di valere. È un'operazione delicata (vedi sotto).
Le operazioni delicate
Per alcune operazioni SecureStack vuole che tu abbia scritto il codice di 6 cifre dell'app negli ultimi 5 minuti: creare un referente, reimpostare l'accesso di un collega, generare nuovi codici di recupero. Se è passato più tempo, o se sei entrato con un codice di recupero, compare «Conferma che sei tu»: scrivi il codice che vedi ora nell'app e premi Conferma, e l'operazione prosegue. Così chi usasse il tuo computer senza il tuo telefono non può farle.
Se perdi il telefono o dimentichi la password
Se sei referente, chiedi a un altro referente: in Amministrazione > Referenti preme Reimposta l'accesso accanto al tuo nome e sceglie che cosa reimpostare:
- Solo la verifica in due passaggi, per esempio se hai perso o cambiato telefono: riattiverai l'account con la tua password attuale e il nuovo codice di attivazione.
- Password e verifica in due passaggi, per esempio se hai dimenticato la password o temi che qualcuno la conosca: con il nuovo codice sceglierai una nuova password.
In tutti e due i casi vieni disconnesso subito, i tuoi codici di recupero smettono di valere e non puoi accedere finché non attivi il nuovo codice, come al punto 2 di «Attivarla». Nessuno può reimpostare il proprio accesso da solo.
Se nell'ufficio non resta nessun referente attivo, la verifica la reimposta il tecnico SCS dal server. Il tecnico non crea e non attiva referenti dal browser.
Se sei un utente con la verifica in due passaggi e perdi il telefono, avvisa il referente del tuo ufficio, che la farà reimpostare.
Gli avvisi di sicurezza
Se sei referente, SecureStack ti avvisa quando:
- un altro referente genera un codice di attivazione, per un nuovo referente o per un collega;
- un referente attiva il suo account con un codice di attivazione;
- la verifica in due passaggi di qualcuno viene reimpostata, da un referente o dal server;
- qualcuno accede con un codice di recupero.
Non ricevi avvisi per le operazioni che fai tu. Così, se qualcuno usasse un codice che non è suo, un collega può accorgersene al suo prossimo accesso. Gli avvisi compaiono solo in SecureStack, non arrivano per email; se nell'ufficio c'è un solo referente, nessun altro li riceve.
Quando ci sono avvisi da leggere, in alto compare un riquadro che dice quanti sono, con Leggi gli avvisi, che apre Amministrazione > Sicurezza. Il riquadro si aggiorna a ogni cambio di pagina. Dopo averli letti premi Segna tutti come letti. Se non riconosci un'operazione, avvisa subito il collega interessato e il tecnico SCS.
Gli avvisi per l'amministrazione
Altri avvisi riguardano tutto l'ufficio e li trova SecureStack da solo: molti tentativi di accesso sbagliati su un nome utente, il registro delle operazioni alterato o un'ancora che non corrisponde più, un lavoro in background che si è fermato dopo tutti i tentativi, un utente della directory con lo stesso nome utente di un account già presente. Li vedono ogni referente e il tecnico SCS; il tecnico vede di che tipo sono e quanti, non chi riguardano.
Finché ce n'è uno che non hai ancora visto, in alto compare un riquadro con Vedi gli avvisi, che apre Amministrazione > Sicurezza. Dopo averli letti premi Segna come visti: spariscono per te, non per gli altri referenti né per il tecnico, che li vedono finché non li segnano loro. Se il registro risulta alterato, avvisa subito Swiss Core Systems.
Se l'accesso viene bloccato
Dopo 5 tentativi sbagliati dallo stesso computer (password, codice o codice di attivazione), l'accesso con quel nome utente da quel computer si ferma per un minuto; se gli errori continuano, l'attesa raddoppia ogni volta, fino a un'ora. Il messaggio ti dice quanto aspettare. Da un altro computer dell'ufficio puoi accedere subito.
Se qualcuno sbaglia molte volte il tuo nome utente, da qualsiasi computer, SecureStack controlla al massimo una password ogni pochi secondi per quel nome utente e agli altri tentativi risponde «Troppi tentativi per questo utente, riprova tra N secondi»: serve a fermare chi prova a indovinare la password. Dal computer e dal browser con cui sei già entrato altre volte non te ne accorgi: SecureStack li riconosce e ti fa accedere subito. Il riconoscimento dura 180 giorni e smette di valere se cambi la password o se il tuo accesso viene reimpostato. Il referente e il tecnico SCS ricevono un avviso per l'amministrazione.
Se hai bisogno di accedere subito, il tecnico SCS può sbloccare il tuo nome utente dal server. Ogni sblocco resta registrato, con il nome di chi lo ha fatto.
La sessione
La sessione si chiude da sola dopo 60 minuti senza attività, e comunque dopo 12 ore. Quando succede, SecureStack ti riporta all'accesso con il messaggio «La sessione è scaduta. Accedi di nuovo.»
Per uscire prima, premi il tuo nome e poi Esci. Su uno schermo largo il tuo nome è in basso a sinistra; su uno schermo piccolo apri prima Menu.
Il tecnico SCS
Durante una visita, il tecnico di Swiss Core Systems accede con un account proprio e scrive il suo nome e cognome. Il nome resta registrato con ogni operazione della visita. Il tecnico vede lo stato del sistema, non i tuoi documenti né le tue conversazioni.