Scrivere una scadenza
Con Nuova scadenza scrivi Che cosa scade e Entro il, e se vuoi Che cosa fare, il Cliente, il Tipo e a chi la assegni in Assegnata a. Chi riceve una scadenza la vede tra le sue e può modificarla; solo chi l'ha creata può assegnarla a un altro o eliminarla. In Promemoria scegli quando ricevere un avviso nelle Notifiche: per esempio 30 giorni, 7 giorni e il giorno prima, fino a cinque, e anche il giorno stesso se lo scegli. Il promemoria arriva alle 8:00 a te e a chi l'ha ricevuta; se SecureStack era spento quel giorno, arriva appena può, purché la data non sia passata. Se sposti la data, i promemoria ripartono dalla nuova.
Per le date che ti danno la FINMA, il tuo organismo di vigilanza o il tuo organismo di autodisciplina (OAD), una lettera dell'autorità fiscale, il tuo Comune o il tuo istituto di previdenza, Parti da un modello compila il titolo, che cosa fare e i promemoria: la data la scrivi tu, come te l'hanno data.
Scadenze che si ripetono
In Si ripete scegli Ogni anno per una scadenza che torna ogni anno. Quando la segni come fatta, o quando la sua data è passata, SecureStack scrive la successiva, un anno dopo, con lo stesso titolo, la stessa persona e gli stessi promemoria. Se sposti la data, la successiva si conta dalla nuova. Per saltarne una, la segni come fatta; Elimina sull'ultima scritta ferma la serie.
L'elenco e il calendario
L'Elenco raggruppa le scadenze in Scadute, Questa settimana, Questo mese e Più avanti; quelle fatte e già passate stanno in fondo. Ogni scadenza dice il suo stato a parole: Da fare, In corso o Fatta. Con Modifica la cambi, con Segna come fatta la chiudi, con Elimina la togli dopo una conferma. I Filtri mostrano solo uno stato, un tipo, un cliente o una persona; Togli i filtri li toglie.
Il Calendario mostra un mese: ogni giorno dice quante scadenze ha, e scegliendolo le vedi sotto. Con la tastiera le frecce passano da un giorno all'altro (su e giù di una settimana), Inizio e Fine vanno al lunedì e alla domenica; Mese precedente, Mese successivo e Oggi cambiano mese.
Di legge
Di legge elenca le scadenze che la legge fissa per ogni studio: l'IVA del trimestre o del semestre, il pagamento dell'imposta federale diretta, il conteggio dei salari per l'AVS, i contributi LPP e l'assemblea generale ordinaria. Le vedono tutti, uguali per tutti. Per ognuna leggi la regola a parole, le prossime date, a chi si applica e la Fonte: la legge, l'articolo, la frase che fissa il termine, il giorno in cui è stata letta e il collegamento al testo. Le date sono quelle che dà la regola: SecureStack non le sposta se cadono di sabato, di domenica o in un giorno festivo. In quel caso muoviti entro il giorno lavorativo precedente: prima, mai dopo.
Con Aggiungi alle mie scadenze la prossima data entra nel tuo elenco, con i promemoria, e si ripete secondo la regola: fatta quella del trimestre, arriva la successiva. Da lì è tua come le altre: la assegni, la sposti, la segni come fatta. Aggiungi solo quelle che riguardano il tuo studio, per esempio una sola delle due dell'IVA, secondo il metodo con cui allestisci il rendiconto. Le date della dichiarazione d'imposta e delle rate comunali non sono fisse per legge: le trovi nelle lettere che ricevi, e le scrivi partendo da un modello. Gli acconti dell'imposta cantonale li fissa ogni anno il Consiglio di Stato con un decreto: entreranno in Di legge quando sarà pubblicato quello per il 2027; fino ad allora li scrivi partendo da un modello anche loro.
Da confermare
Una scadenza che SecureStack propone compare in Da confermare e non dà promemoria finché non la confermi. Con Conferma la controlli, la correggi se serve e la confermi; con Scarta la togli.
Trovate nei documenti raccoglie le scadenze che SecureStack legge nei documenti dello studio: la fine di un contratto e l'ultimo giorno per disdirlo, la scadenza di una polizza o di un documento d'identità, una risposta chiesta entro una data. Ogni volta che arriva un documento nuovo o cambia, SecureStack lo legge e propone le scadenze che vi trova, ognuna con la frase del documento che la fissa: controllala sempre sul testo. Le vede chi può aprire quel documento, e nessun altro. Le date già passate non vengono proposte.
Chi la conferma per primo la mette tra le sue scadenze e ne riceve i promemoria. Una scadenza confermata da un documento riguarda lo studio, non una persona sola: la vede nel suo elenco e nel calendario chiunque possa aprire quel documento, con il nome di chi l'ha confermata; la modifica e la segna come fatta chi l'ha confermata, o la persona a cui l'ha assegnata. Se qualcuno perde l'accesso al documento, la scadenza sparisce dal suo elenco.
Se la scarti, non la vede più nessuno tra le proposte, e resta scritto chi l'ha scartata. Per 30 giorni la trovi sotto Scartate, con chi l'ha scartata e quando: Ripristina la rimette da confermare per tutti. Lo scarto vale per quella data e quella frase: se il documento cambia e dà un'altra data, SecureStack la propone di nuovo.
Per cercarle subito in un documento usa Cerca in un documento e scegli il documento, oppure Cerca scadenze quando lo stai leggendo nel pannello delle fonti della chat. Quando ha finito, SecureStack te lo dice con una notifica.
Il calendario per Outlook
Scarica il calendario (ICS) scarica le scadenze dell'elenco come lo vedi, con i filtri scelti, in un file che Outlook o il calendario del telefono sanno aprire, con i promemoria. Il file non contiene i documenti né i loro passaggi. Lo scarico è registrato nel registro delle attività.