Installazione e manutenzione
SecureStack funziona su un server installato nel tuo ufficio. Gli utenti lo usano dal browser, sulla rete dell'ufficio. Il server non è raggiungibile da Internet e Swiss Core Systems non ha accesso al server a distanza: la manutenzione e gli aggiornamenti si fanno in sede.
Il giorno dell'installazione
SecureStack è installato per il settore del tuo ufficio, scelto all'installazione. Il menu mostra le sezioni di quel settore: per un gestore patrimoniale, per esempio, Mandati. Le sezioni sono descritte in Le sezioni del settore.
Il primo referente del tuo ufficio è creato davanti al server, con il tecnico. Il referente attiva subito la verifica in due passaggi: inquadra un codice QR con l'app di autenticazione del suo telefono e riceve 10 codici di recupero, da stampare o scrivere a mano e conservare. I passi sono descritti in Accedere a SecureStack.
Gli altri referenti li crea in seguito un referente, in Amministrazione > Referenti, senza una visita del tecnico. Se un referente perde il telefono, accede con uno dei codici di recupero. Un altro referente può reimpostargli l'accesso.
Il giorno dell'installazione è creata anche la chiave che cifra i backup. È stampata una sola volta, sul foglio di ripristino.
Che cosa prepara il tuo ufficio
- Uno o due referenti: le persone del tuo ufficio che gestiscono gli utenti, i collegamenti e le impostazioni di SecureStack. Il primo è presente il giorno dell'installazione.
- Per ogni referente, un telefono con un'app di autenticazione.
- Un accesso in lettura alle fonti da collegare, per esempio alle cartelle condivise. I documenti che quell'accesso non può aprire non sono letti: SecureStack li conta e ne indica il motivo.
- Se il tuo ufficio usa Microsoft 365, il consenso dell'amministratore di Microsoft 365 al collegamento con SecureStack.
- Una cassaforte, per la busta con il foglio di ripristino.
- Un luogo fuori sede, per il secondo disco dei backup.
Il foglio di ripristino
Il foglio di ripristino riporta la chiave che cifra i backup e i dati che identificano il server. È stampato una sola volta.
Il tuo ufficio chiude il foglio in una busta sigillata e la conserva nella propria cassaforte. Swiss Core Systems non ne tiene una copia.
La busta serve se il server si guasta o va perso. Il ripristino dei dati su un altro server si fa con una persona del tuo ufficio presente, che apre la busta. Dopo il ripristino la chiave viene cambiata e si stampa un foglio nuovo.
I backup
Il server salva i backup su due dischi esterni. Uno è collegato al server, nel tuo ufficio; l'altro lo conserva il tuo ufficio fuori sede. I due dischi si scambiano con la frequenza concordata con il tuo ufficio.
I backup sono cifrati. Il server ne fa uno ogni notte, all'ora impostata, e uno prima di ogni aggiornamento. Il referente può avviarne uno subito, in Amministrazione > Backup, con Esegui backup ora.
Un backup contiene le conversazioni, i documenti caricati, l'indice dei documenti, le impostazioni, il registro delle operazioni e la carta intestata. Non contiene i modelli di intelligenza artificiale: Swiss Core Systems li ha sul server di riserva e negli aggiornamenti.
Il server controlla ogni backup appena scritto. Ogni settimana rilegge una parte dei dati scelta a caso e ogni mese ripristina da solo, per prova, l'ultimo backup del database in uno spazio separato. Un backup che non è stato verificato è indicato come non verificato.
In Amministrazione > Backup il referente vede, per ogni disco, l'ultimo backup con la sua dimensione e la sua durata, l'ultimo controllo riuscito, la data dell'ultima prova di ripristino e se il disco è collegato. Se un disco manca o è pieno, se un controllo non riesce o se l'ultimo backup ha più di 26 ore, il referente riceve un avviso in SecureStack.
I backup seguono le regole di conservazione dei dati del tuo ufficio: in Amministrazione è indicato quando un dato cancellato esce anche dai backup.
Le visite del tecnico
La manutenzione ordinaria si fa con le visite del tecnico nel tuo ufficio. Per lavorare sul server il tecnico deve avere accesso fisico al server.
Durante una visita il tecnico:
- controlla lo stato del server, dei backup e dei collegamenti;
- installa gli aggiornamenti, se ce ne sono;
- registra l'ancora del registro delle operazioni e la copia nel rapporto di visita.
Alla visita successiva il tecnico verifica l'ancora: se un'operazione registrata fino a quel punto fosse stata modificata o cancellata, la verifica lo segnala. L'ancora è descritta in Orientarsi.
Ogni operazione del tecnico è registrata con il suo nome e cognome. Il referente vede queste operazioni in Amministrazione > Registro.
Il tecnico vede lo stato dei servizi, le code di lavoro, i backup, gli aggiornamenti, lo stato dei collegamenti, il tipo e il numero degli avvisi di sicurezza. Non vede il testo dei documenti, le domande degli utenti né le conversazioni, e non può usare l'assistente.
Gli aggiornamenti
Gli aggiornamenti si installano solo in sede. Il tecnico li porta su una chiavetta USB, in un pacchetto firmato da Swiss Core Systems.
Prima di installare il pacchetto, il server ne verifica la firma e ogni file. Poi fa un backup. La versione precedente resta sul server finché la nuova non ha superato i controlli di funzionamento. Se non li supera, il server riporta il database a com'era prima dell'aggiornamento e riavvia la versione precedente. Ogni passo è registrato e si segue in Amministrazione mentre avviene.
Ogni aggiornamento porta con sé l'elenco delle modifiche, in italiano.
Anche i modelli di intelligenza artificiale cambiano solo con un aggiornamento firmato, installato in sede.
Assistenza
Swiss Core Systems si impegna a dare una prima risposta entro 24 ore. Se serve, il tecnico viene nel tuo ufficio.
Se il server si guasta
Il server sorveglia il proprio funzionamento e riavvia da solo i servizi che si fermano, senza attendere una visita. Quello che non può risolvere lo segnala al referente con un avviso in SecureStack, per esempio poco spazio sul disco, una temperatura troppo alta o un servizio fermo.
Se il server si guasta, Swiss Core Systems lo sostituisce con un server di riserva, preparato con la stessa versione di SecureStack. Il tecnico ripristina sul nuovo server l'ultimo backup verificato, con una persona del tuo ufficio presente per aprire la busta con il foglio di ripristino. Sul nuovo server tornano le conversazioni, l'indice dei documenti e le impostazioni.
Dopo il ripristino SecureStack elenca i collegamenti per cui il referente deve accedere di nuovo.
Nessun accesso a distanza
Il server non è raggiungibile da Internet e non ha alcun collegamento verso Swiss Core Systems. Non esiste un canale a distanza di nessun tipo: nessun collegamento remoto al server, nessun aggiornamento scaricato da Internet.
Per questo l'installazione, la manutenzione, gli aggiornamenti e i ripristini si fanno in sede, con il tecnico nel tuo ufficio.
Dove restano i dati del tuo ufficio e chi può vedere che cosa è descritto in Sicurezza e privacy.