Collegamenti

Lo stato di un collegamento

Accanto al nome leggi se il collegamento è Attivo o In pausa, quando c'è stata l'ultima sincronizzazione riuscita e l'ultimo tentativo. Se qualcosa non va, una riga in rosso dice il problema in parole semplici: per esempio che il server non risponde o che ha rifiutato le credenziali del servizio. Se i documenti risalgono a una sincronizzazione vecchia, la pagina lo dice e le risposte che li citano lo segnalano.

Sotto vedi quanti documenti l'assistente usa e quanti sono ancora in lettura. In Documenti esclusi e motivo trovi quanti documenti SecureStack non usa e perché: per sicurezza non usa un documento quando non è certo di chi lo può aprire, per esempio se i permessi del file contengono una regola che non sa interpretare. In Documenti non letti e motivo trovi quelli che non è riuscito a leggere, per esempio un file danneggiato o un'immagine senza testo. I documenti restano nella cartella: tornano nelle risposte quando il motivo viene risolto.

Con Mostra i documenti vedi i documenti uno per uno, con il loro percorso e il motivo: quelli Esclusi per sicurezza, quelli Da rileggere più tardi (per esempio perché il servizio di SecureStack non aveva il permesso di leggerli: SecureStack riprova da solo, a intervalli sempre più lunghi fino a un giorno) e quelli Non letti. I percorsi li vedi solo tu, il referente, perché nominano i clienti dell'ufficio; il tecnico SCS vede solo quanti sono e perché. Dopo che il tecnico ha dato al servizio il permesso di leggere una cartella, Riprova i documenti non letti li fa rileggere subito, senza aspettare il prossimo tentativo.

Con Sincronizza ora chiedi una sincronizzazione subito, invece di aspettare la prossima. Con Metti in pausa SecureStack smette di sincronizzare il collegamento, e i documenti già letti restano nelle risposte; con Riprendi ricomincia. Per mettere in pausa o riprendere SecureStack chiede il codice della tua app, se non l'hai scritto negli ultimi minuti.

Le caselle di posta

Una casella di posta collegata compare come Casella di posta, con il suo nome. I suoi messaggi, con gli allegati, li legge soltanto la persona a cui la casella è stata assegnata quando è stata collegata, anche quelli delle cartelle che altri condividono con quella casella. Una casella condivisa dello studio è un collegamento a sé, con una persona sua. Le cartelle Cestino e Posta indesiderata non vengono lette. Anche per una casella di posta puoi scegliere il paese dei documenti; la cartella dei clienti vale solo per le cartelle condivise.

Il paese dei documenti

In cima alla pagina c'è il paese di questa installazione, per esempio Svizzera. Di norma i documenti di un collegamento sono di quel paese: è la scelta Come l'installazione. Se una cartella condivisa contiene i documenti di clienti italiani, scegli Italia per quel collegamento. Vale anche per i Documenti caricati, quelli che gli utenti allegano nella chat.

L'assistente legge comunque tutti i documenti che l'utente può aprire, di qualunque paese; nelle risposte, la fonte di un paese diverso da quello dell'installazione è segnalata, per esempio «Documento italiano».

La cartella dei clienti

Per una cartella condivisa puoi indicare la cartella in cui ogni sottocartella è il nome di un cliente, per esempio Dati\Clienti: un documento in Dati\Clienti\Rossi SA\Mandato.pdf è del cliente Rossi SA. Scrivi prima il nome della cartella condivisa, poi il percorso.

Prima di salvare premi Mostra l'anteprima: vedi i clienti che la regola trova, con il numero dei loro documenti, e quanti documenti restano senza cliente. Vedi per nome solo i clienti di cui puoi aprire almeno un documento; gli altri sono soltanto contati. Solo dopo l'anteprima puoi premere Salva la regola. Con Togli la regola i documenti di quel collegamento non hanno più un cliente.

Salvare una scelta chiede il codice dell'app di autenticazione, se non lo hai inserito negli ultimi minuti. Ogni scelta viene registrata con il tuo nome.