Richieste di cancellazione

Registrare una richiesta (referente)

In Nuova richiesta scrivi il vostro Riferimento (per esempio il numero della pratica, non il nome della persona), il giorno in cui è arrivata e i Dati della persona interessata: nome e cognome, numero AVS o codice fiscale (solo il numero, senza la sigla), uno per riga, fino a dieci. SecureStack non conserva questi dati: ne tiene solo un'impronta cifrata. Per registrare la richiesta ti chiede il codice di 6 cifre della tua app.

Ogni persona dell'ufficio riceve un avviso fra le Notifiche. Comunica tu ai colleghi, a voce o per email, il nome della persona interessata: SecureStack non lo mostra.

Seguire la richiesta (referente)

Aprendo la richiesta vedi, persona per persona, chi ha già risposto. Se in Conservazione dei dati hai indicato in quanti giorni bisogna rispondere, chi non ha risposto entro quel termine compare come Senza risposta. Con Invia un promemoria gli mandi un nuovo avviso.

In Cerca nei documenti dell'ufficio scrivi il cognome, o un'altra parola che identifica la persona, come può comparire nel nome di un file o di una cartella; fino a dieci parole, separate da virgole. SecureStack guarda solo i nomi, mai il testo, e ti mostra:

• i documenti caricati e condivisi con un gruppo: con Elimina li elimini per sempre, e chi li aveva caricati riceve un avviso;
• i file delle cartelle condivise dell'ufficio: con Escludi dall'assistente SecureStack ne cancella subito il testo e non li legge più, nemmeno se il file viene spostato o copiato altrove con lo stesso contenuto, finché non togli l'esclusione. Il file resta nella cartella.

In fondo alla pagina delle richieste, Esclusi dall'assistente elenca i file esclusi, con chi li ha esclusi e quando. Con Togli l'esclusione, dopo una conferma e il codice della tua app, SecureStack li rilegge alla prossima sincronizzazione. In Collegamenti un file escluso compare fra i Documenti esclusi e motivo come «escluso dall'assistente». Se elimini un collegamento, le sue esclusioni restano: valgono ancora per lo stesso contenuto in ogni altra cartella, e l'elenco lo dice. Fa eccezione un file escluso prima che SecureStack ne leggesse il contenuto: la sua esclusione vale solo per quella cartella, e con il collegamento eliminato non vale più; se ricolleghi la cartella, escludilo di nuovo.

I documenti che ogni persona tiene per sé e le email delle caselle personali non compaiono: li cerca la persona stessa.

Le domande segnalate non compaiono nella ricerca: il loro testo è cifrato. In Amministrazione > Sicurezza, alla voce Domande segnalate, vedi di chi è ognuna; se una può nominare la persona interessata, aprila con Leggi il testo, oppure cancellala senza leggerla con Cancella il testo. Serve soprattutto per le domande di una chat che il suo autore aveva già eliminato: una chat eliminata rispondendo alla richiesta porta con sé il testo delle sue domande segnalate, una eliminata prima no. Il funzionamento è spiegato in «Accedere a SecureStack».

Il Riepilogo conta i documenti e le chat eliminati, i file esclusi, ciò che è stato conservato per un obbligo di legge e chi non ha risposto. I dati eliminati restano nelle copie di backup finché non scadono anche quelle. Quando hai finito premi Chiudi la richiesta: da quel momento non si può più eliminare né escludere nulla per questa richiesta.

Rispondere a una richiesta (ognuno)

L'avviso fra le Notifiche apre la pagina Richieste di cancellazione.

1. In Il nome che ti ha dato il referente scrivi il nome che ti ha comunicato e premi Verifica: SecureStack ti dice se corrisponde alla richiesta, senza conservarlo.
2. In Cerca nei tuoi dati scrivi, per esempio, il cognome. SecureStack cerca nei documenti che hai caricato solo per te e nelle tue chat.
3. Per ogni risultato scegli Elimina, e conferma, oppure Conserva per obbligo di legge, quando l'ufficio deve tenerlo. Una chat eliminata qui porta con sé anche il testo delle sue domande segnalate.
4. Premi Ho finito. Il referente vede che hai risposto, non che cosa hai trovato o deciso. Finché la richiesta è aperta puoi ancora cercare ed eliminare.

I documenti che hai condiviso con un gruppo li cerca il referente. Le email della tua casella collegata a SecureStack non compaiono: se ne trovi sulla persona, cancellale dal tuo programma di posta, cestino compreso, e SecureStack le toglie alla sincronizzazione successiva.